Грамотно расходуйте свое время

Уильям Шекспир ска­зал когда-то: “Правильно исполь­зуй­те вре­мя, не упус­кай­те ни одной воз­мож­но­сти”. Сегодня, как нико­гда, об этом важ­но пом­нить не толь­ко для рабо­ты, но и для отдыха.

Последнее вре­мя со всех сто­рон толь­ко и слы­шишь про пла­ни­ро­ва­ние и раз­лич­ные вари­а­ции попу­ляр­ных “моду­лей вре­ме­ни”: “поми­дор”, “смот­ри­тель”, мат­ри­ца Эйзенхауэра, метод Парето, “хро­но­мет­раж” и дру­гие. Все они направ­ле­ны на то, что­бы гра­мот­но пла­ни­ро­вать наше вре­мя не толь­ко на рабо­те, но и дома. И что самое важ­ное — огра­ни­чи­ва­ют вре­мя, в тече­ние кото­ро­го необ­хо­ди­мо зани­мать­ся постав­лен­ной зада­чей. Я про­бо­ва­ла раз­ные вари­ан­ты пла­ни­ро­ва­ния и исполь­зо­ва­ния “моду­лей вре­ме­ни” и при­шла к выво­ду, что пока боль­ше все­го мне под­хо­дит пла­ни­ро­ва­ние в фор­ма­те “bullet journal” и выде­ле­ние опре­де­лен­но­го отрез­ка вре­ме­ни на выпол­не­ние задачи.

Считается, что глав­ное пре­иму­ще­ство любо­го “моду­ля вре­ме­ни”  — уси­ле­ние спо­соб­но­сти чело­ве­ка к сосре­до­то­че­нию и повы­ше­ние про­из­во­ди­тель­но­сти без отвле­че­ния на посто­рон­ние раздражители.

В общем, КПД все­гда зна­чи­тель­но выше в пери­од дед­лай­на или како­го-то огра­ни­чи­те­ля вре­ме­ни, чем вне его. Знаю по себе, когда у меня есть лимит вре­ме­ни, я запро­сто отка­зы­ва­юсь от про­смот­ра элек­трон­ной почты, соц­се­тей, блуж­да­ния по сай­там и не вспо­ми­наю о про­кра­сти­на­ции. Я про­сто делаю и все.

У меня есть зада­ча, кото­рую нуж­но выпол­нить, даже если она мне не очень нра­вит­ся, и отре­зок вре­ме­ни, за кото­рый ее нуж­но выпол­нить. Если для выпол­не­ния зада­ния у меня есть сколь­ко угод­но вре­ме­ни, у меня вклю­ча­ет­ся режим “пер­фек­ци­о­ни­ста”: я думаю над каж­дой дета­лью, пере­де­лы­ваю по несколь­ко раз, что­бы добить­ся совер­шен­ства, и есть боль­шая веро­ят­ность того, что оно и не будет выпол­не­но или будет выпол­нять­ся в пери­од дед­лай­на, когда ста­но­вит­ся все рав­но, достиг­ла я совер­шен­ства или нет.

Польза “моду­лей вре­ме­ни” еще и в том, что они помо­га­ют сде­лать пер­вый шаг к выпол­не­нию любо­го задания.

Когда мы пони­ма­ем, что на него мы потра­тим, напри­мер, 30 минут, нам уже не кажет­ся таким ужас­ным запол­нить доку­мен­ты, напи­сать пост или най­ти нуж­ную инфор­ма­цию. Мы точ­но зна­ем, что после 30 минут мы запро­сто можем пере­клю­чить­ся на что-то дру­гое. При этом нас раду­ет тот факт, что мы все-таки нача­ли что-то делать и дви­га­ем­ся впе­ред, а это, в свою оче­редь, моти­ви­ру­ет нас делать еще один шаг. Например, весь июнь я участ­во­ва­ла в про­ек­те “Роман за 30 дней” (рас­ска­жу об этом отдель­но), в кото­ром нуж­но было еже­днев­но писать 2000 слов, что­бы в кон­це меся­ца у участ­ни­ков был роман из 50000 слов. И если в пер­вые дни садит­ся и писать было лег­ко, то уже на вто­рой и тре­тьей неде­ле часто при­хо­ди­лось “застав­лять” себя откры­вать вор­дов­ский доку­мент и наби­рать текст. Именно в такие пери­о­ды я гово­ри­ла себе: “Так, давай сей­час ты не будешь счи­тать сло­ва, а про­сто будешь писать 30 минут/ до 15 часов/ до ужи­на и про­чее”. И это помо­га­ло. Всегда. Я пони­ма­ла, что есть тай­мер, и если мне будет совсем нев­мо­го­ту, я со спо­кой­ной душой сде­лаю пере­рыв. Самое инте­рес­ное в том, что аппе­тит при­хо­дит во вре­мя еды, а вдох­но­ве­ние во вре­мя писа­тель­ства. По край­ней мере, в моем слу­чае. 2000 слов, в сред­нем, я писа­ла за 1,5 часа. И чаще все­го, начи­ная писать, исполь­зуя “модуль вре­ме­ни”, не мог­ла оста­но­вить­ся и писа­ла до конца.

А быва­ли дни, когда даже несмот­ря на окон­ча­ние лими­та вре­ме­ни у меня были и силы, и жела­ние, и вдох­но­ве­ние для рабо­ты, когда я писа­ла до тех пор, пока пишет­ся. Такие пери­о­ды Бретт Блюменталь в сво­ей кни­ге назы­ва­ет “пери­о­да­ми про­дук­тив­но­сти”. И они дей­стви­тель­но впо­след­ствии помо­га­ют в те пери­о­ды, когда дела обсто­ят не луч­шим обра­зом. В моем слу­чае “пере­вы­пол­не­ние пла­на” в неко­то­рые дни поз­во­ли­ло спо­кой­но “забить” на писа­тель­ство, когда не было сил про­дол­жать. В ито­ге, к кон­цу июня у меня был готов роман из 50 000 слов, как и было заду­ма­но авто­ром про­ек­та. А у меня откры­лось вто­рое дыха­ние и повы­си­лась уве­рен­ность в себе. И теперь я знаю, что любое дело может быть завер­ше­но, если у меня есть лимит вре­ме­ни и зада­ча. Но нель­зя, конеч­но, недо­оце­ни­вать и силу пуб­лич­но­го обещания.

Еще один плюс в том, что “моду­ли вре­ме­ни” отлич­но помо­га­ют раз­бить боль­шие про­ек­ты на малень­кие зада­чи. Небольшие по объ­е­му зада­чи не толь­ко не пуга­ют, но и дают ощу­ще­ние дви­же­ния к цели. Так, малень­ки­ми шага­ми мы про­дви­га­ем­ся к боль­шой цели гораз­до про­дук­тив­нее и лег­че. А выпол­не­ние запла­ни­ро­ван­но­го высво­бож­да­ет огром­ное коли­че­ство энер­гии, под­ни­ма­ет настро­е­ние и дела­ет счаст­ли­вее. Здесь я с Бретт абсо­лют­но соглас­на. Вы бы виде­ли меня, когда я напи­са­ла “Конец” и поня­ла, что я это сде­ла­ла — я напи­са­ла роман за 30 дней! И пока я — един­ствен­ная, кто дошел до резуль­та­та, из более 160 чело­век, кото­рые заяви­ли об участии.

Автор кни­ги “Одна при­выч­ка в неде­лю” счи­та­ет, что исполь­зо­ва­ние “моду­лей вре­ме­ни” полез­но в любой рабо­те: от убор­ки до под­го­тов­ки к слож­ной пре­зен­та­ции. И вот несколь­ко сове­тов от нее, как эффек­тив­но исполь­зо­вать “моду­ли времени”:

• Использовать тай­ме­ры. Звучит про­сто­ва­то, но поста­вить тай­мер даже на теле­фоне и выпол­нять зада­чу до зву­ко­во­го сиг­на­ла — уже боль­шой плюс.
• Выбирайте зада­ния, кото­рые дей­стви­тель­но тре­бу­ют опре­де­лен­но­го лими­та вре­ме­ни. Особенно те, кото­рые не очень при­ят­но делать, боль­шие по объ­е­му и “пожи­ра­те­ли” вре­ме­ни (когда, напри­мер, посе­ще­ние соц­се­тей может вый­ти за разум­ные вре­мен­ные пределы)
• Устанавливайте опти­маль­ные вре­мен­ные про­ме­жут­ки, кото­рые соот­вет­ству­ют объ­е­му и слож­но­стию Важно, что­бы “модуль вре­ме­ни” соот­вет­ство­вал ваше­му заня­тию — был не таким корот­ким, что­бы вы ниче­го не успе­ли сде­лать, но и не таким длин­ным, что­бы вы “сго­ре­ли”.
• Используйте “моду­ли вре­ме­ни” и для дру­гих людей. Вежливо уста­нав­ли­вай­те стро­гие вре­мен­ные рам­ки для встреч, теле­фон­ных раз­го­во­ров и пере­пис­ки, что сэко­но­мить вре­мя и исполь­зо­вать его более продуктивно.

И еще добав­лю о себя.

По мое­му скром­но­му вре­ме­ни, преж­де, чем пла­ни­ро­вать, уста­нав­ли­вать лими­ты и раз­би­вать боль­шие про­ек­ты на неболь­шие по объ­е­му зада­чи, преж­де все­го нуж­но задать себе вопрос “Зачем?”. После отве­та на этот вопрос все “как” вста­нут на свои места.

Даже в борь­бе со стра­хом такие вопро­сы помо­га­ют луч­ше, чем любые самые про­дви­ну­тые техники.

А как у вас дела обсто­ят с пла­ни­ро­ва­ни­ем и исполь­зо­ва­ни­ем раз­лич­ных тех­ник по кон­тро­лю вре­ме­ни? Удается сде­лать запла­ни­ро­ван­ное? Если пользуетесь“модулями вре­ме­ни”, рас­ска­жи­те, каки­ми имен­но. Будем исполь­зо­вать вре­мя гра­мот­но и эффективно.